Au secours, je suis débordé !

Bien travailler, c’est avant tout travailler efficacement ! Beaucoup de salariés se laissent déborder face à l’afflux de dossiers, de mails, ou de coups de téléphone. Il est pourtant possible de travailler de façon sereine, en appliquant quelques astuces. Apprendre à hiérarchiser son travail : quels sont les dossiers prioritaires, quelles sont les tâches qui peuvent attendre ? Apprendre à établir un planning permet de travailler calmement. Savoir gérer les interventions extérieures, c’est avant tout ne pas répondre au téléphone n’importe quand, ou savoir à quel moment il faut se déconnecter de sa boite mail.

Hiérarchiser ses priorités

Afin de gérer sa semaine de façon efficace, il est important d’apprendre à hiérarchiser ses priorités. Il faut donc apprendre à classifier les différentes tâches qui vous sont dévolues. Le plus rapide est de classer les choses à faire de façon suivante : 

• Important et urgent
• Urgent et non important
• Non urgent et important
• Non urgent et non important

Une fois ce classement établi, il est important de se connaître, cela implique les moments où votre concentration est la plus forte, et les moments où vous avez plus de mal à vous focaliser sur une tâche. Une fois que ces moments ont été déterminés, il faut se consacrer aux tâches les plus complexes ou les plus urgentes au moment où votre attention est à son plus haut niveau. Les tâches quotidiennes ou répétitives, c’est-à-dire celles que vous faites avec moins d’efforts doivent être réservées aux moments de la journée où votre attention est plus relâchée.

Dans l’organisation d’une journée, il faut faire en sorte que la plus grande partie soit destinée aux tâches essentielles, les plus urgentes et les plus importantes doivent être les plus prenantes au niveau de votre planning. C’est aussi important de se laisser 2 à 3 heures par jour pour se consacrer aux tâches les plus compliquées qui prennent le plus de temps. Quant aux tâches répétitives et quotidiennes, elles ne doivent être traitées que si vous disposez encore d’un peu de temps. En aucun cas ces dossiers doivent vous prendre du temps. Il est également important de se garder un peu de temps pour les imprévus de la semaine.

Etablir un planning

Le meilleur moyen de ne pas se laisser déborder par le travail est encore de s’organiser en faisant des plannings. Toutefois, il ne faut pas pour autant devenir psycho rigide et chronométrer chacune de ses actions à la seconde près. Il est préférable de se fixer un nombre d’heure approximatif sur chaque dossier que vous devez traiter.

Pour qu’un planning soit complet, il est important de prévoir un maximum de choses. Ainsi, il est important d’inclure le temps prévu pour organiser une réunion, de même de fixer le nombre d’heure que va prendre une réunion. Si vous êtes amenés à vous déplacez pour un rendez-vous professionnel, il est utile de calculer son temps de déplacement, ainsi que le temps total d’absence sur son lieu de travail.

Un planning doit être mis à jour régulièrement, mais surtout il doit être modulable. Les imprévus font partie du quotidien de chaque salarié. Pourtant, un imprévu ne doit pas remettre en cause tout votre planning de la journée. Il est donc important de pouvoir inter changer certaines activités au cours de la journée en cas de besoin.

Gérer les interventions extérieures

Tous les salariés sont confrontés à deux types d’interventions extérieures qui nuisent à leur efficacité et qui peuvent ruiner un planning, il s’agit du téléphone et des mails.

            Le téléphone

Au travail, le téléphone doit avant tout être considéré comme une boite vocale. Afin de rester efficace et de remplir ses objectifs, il est important d’y avoir recours le moins possible dans la journée. Répondre à des appels au moment où vous travaillez sur un dossier qui ne nécessite pas une attention particulière n’est pas forcément dérangeant. Toutefois, à partir du moment où vous travaillez sur un dossier important, il est préférable de filtrer vos appels, ou de les transférer vers un collègue ou un assistant.

            Le mail

Aujourd’hui, tous les employés considèrent leur boite mail comme un instrument aussi important que le téléphone, et c’est pourquoi ils restent connectés toute la journée. Beaucoup de personnes ont tendance à répondre à un mail de façon immédiate. Or, cette méthode s’avère souvent être une perte de temps et d’efficacité.

Pour ne pas se laisser submerger par l’afflux de mails, installez un système de classement notamment à l’aide de couleurs, cela permet de savoir en un coup d’œil qui vous a envoyé un mail. Laisser sa boite mail constamment connectée n’est pas non plus une bonne idée, il vaut mieux se connecter et répondre à ses mails le matin et se déconnecter par la suite. Ainsi, vous évitez de vous laisser distraire par l’arrivée de mails intempestifs.